dEmindED (deminded) wrote,
dEmindED
deminded

Отчет о проведении инфосета (стратегическая сессия коммерческой организации)

Применение сокращенного протокола "Team Syntegrity" Стаффорда Бира для организации творческой дискуссии в коллективе свыше 10 человек.


Предпосылки, цели и задачи инфосета.
По результатам предыдущей стратегической сессии в компании было принято решение о том, что за следующий квартал необходимо прийти к решению о модели, по которой целесообразно строить дальнейшую деятельность компании. Но в условиях масштабных изменений коммерческой деятельности эта задача не была решена. В число факторов, мешающих найти удачное решение, входит отсутствие времени на решение стратегических вопросов в условиях повседневной работы, отсутствие единства в интерпретации актуальной ситуации, территориальная раздельность компании, сложность организации коллективного обсуждения.

В этих условиях было принято решение воспользоваться инструментом организации коллективной работы над проблемой высокой степени неопределенности: инфосет по протоколу Стаффорда Бира.

Основная цель проведения инфосета — инициировать обсуждение реструктуризации деятельности компании, ее организационной структуры и бизнес-процессов.

Задачи инфосета:
1) Выявить наиболее важные вопросы и проблемы обсуждаемой темы
2) Сформировать единое представление о внутренних проблемах компании, требующих решения
3) Вовлечь руководителей в процесс творческого размышления на эту тему
4) Обозначить структуру дальнейшей работы

Структура инфосета.
Стандартный протокол инфосета рассчитан на 30 участников, 12 тезисов, 3 итерации обсуждения, от 3 до 5 дней, в качестве геометрической интерпретации имеет икосаэдр. В связи с ограничениями протокол был урезан, чтобы удовлетворять следующим входным условиям:
1) время: 1 день, с 11:30 до 21:00
2) состав: 18 человек

Сокращенный протокол принял следующую форму:
1) форма: октаэдр
2) время: 1 день
3) состав: 12 участников, 2 фасилитатора, 4 свободных слушателя
4) объем: 6 тезисов
5) количество итераций: 2
6) срок обсуждения: 30 минут.

Каждый принял участие в обсуждении в роли участника по двум тезисам, в роли критика – по одному тезису. Таким образом, каждый тезис обсуждался группой из 6 человек, из которых четверо играли роль участников, а двое — критиков.
инфокуб
В модель были внесены некоторые дополнения. Тезисы имели не только цветовое обозначение, но и численно-буквенный код. Численная составляющая соответствовала порядковому номеру обсуждения тезиса в рамках итерации (1-3), буква (a-b) — различала два одновременно обсуждаемых тезиса между собой. Это значительно упростило навигацию участников, т.к. в явном виде была задана последовательность обсуждения для каждого участника.

Подготовка инфосета.
В рамках подготовки инфосета проведены следующие мероприятия.
1) Сформирован нумерованный список участников, который применялся для голосования на этапе аукциона тезисов и для распределения ролей.

2) Собрана 3D-модель октаэдра с цветовым обозначением тезисов. Роль критика обозначена с помощью связующей нити между участником и тем тезисом, который он критикует. Модель позволила заранее сформировать полный список ролей с гарантированной симметричностью участия каждого, а также обеспечить отсутствие коллизий, когда кто-то из участников оказывается выключенным из обсуждения или вынужден участвовать в обсуждении сразу двух тезисов, ведущемся одновременно.
IMAG0165

3) Составлен полный список ролей. Заранее напечатаны 2 (основной и запасной) комплекта пустых (без указания фамилии) цветных бейджиков с указанием кода и цвета тезисов.
Бейджики

4) Подготовлена матрица в Excel, облегчающая распределение участников по ролям. Колонки содержали номера участников по нумерованному списку; строки — номера тезисов. В ячейки заносилась количество баллов, отданных каждому тезису каждым участником. Сумма баллов по горизонтали определяла агрегированный интерес к тезису; отношение баллов к сумме баллов в строке — «вклад» отдельного участника.
Распределение по ролям

5) Проведена корпоративная рассылка с описанием темы инфосета, его протокола, графика, кратким введением в его цели и задачи. Проведен инструктаж с фасилитаторами.

6) Материальное обеспечение инфосета:
  a. Октаэдр, 2 комплекта бейджиков, распечатанные списки участников и расписание;
  b. Ноутбук, принтер, чистая бумага, ручки;
  c. Картон (для табличек с тезисами);
  d. Стикеры (post-it) трех цветов.

План инфосета.
Участие в инфосете принимали 12 человек, из них:
- генеральный директор — 2;
- исполнительный директор — 2;
- зам. коммерческого директора — 1;
- руководитель дирекции, управления — 5;
- руководитель отдела/менеджер — 2.

Автор исходного протокола рекомендует обеспечивать для стратегических сессий максимальное разнообразие представленных уровней организационной иерархии, то есть приглашать к участию ключевых сотрудников, представителей заказчиков, партнеров, поставщиков или даже конкурентов. Как видно, в данном случае кадровый состав ограничен рамками одной организации, но имеет достаточно широкое горизонтальное и вертикальное покрытие вертикальное.

Расписание инфосета (предварительное):
09:00 — 09:30 Завтрак
09:30 — 11:30 Иные мероприятия.

11:30 — 12:45 Ярмарка идей.
12:45 — 13:15 Оценка тезисов, деление по группам.

13:15 — 14:00 Обед

14:00 — 14:30 Обсуждение тезисов 1а и 1б (1 круг)
14:40 — 15:10 Обсуждение тезисов 2а и 2б (1 круг)
15:20 — 15:50 Обсуждение тезисов 3а и 3б (1 круг)

15:50 — 16:10 Кофе-брейк

16:10 — 16:40 Обсуждение тезисов 1а и 1б (2 круг)
16:50 — 18:20 Обсуждение тезисов 2а и 2б (2 круг)
18:30 — 19:00 Обсуждение тезисов 3а и 3б (2 круг)

19:00 — 19:45 Ужин

19:45 — 21:00 Презентация итогов, оценка результатов

Проведение инфосета.
1. Ярмарка идей.
Ввиду ограничения по времени всем участникам было предложено заранее прислать предлагаемые тезисы. Только трое участников воспользовались этим предложением, но к началу первого этапа у всех были заранее заготовленные идеи. Перед началом аукциона всем участникам была еще раз рассказана структура протокола.

Ярмарка идей проводилась в большом помещении, где имелось несколько свободных столов со стульями. Для ярмарки идей были заготовлены картонные листы. Каждый участник, который заявлял идею, брал лист картона, сгибал его, писал на нем свою идею и ставил на свободный стол, садился рядом. Остальные участники свободно перемещались по помещению, подходя к табличками, и присоединялись к обсуждению идеи автора. Если они приходили к общему согласию, то ставили подписи на обратной стороне таблички. Когда табличка набирала три подписи, то фасилитатор распечатывал тезис на листе и вывешивал его на стену.
IMG_3576IMG_357520

Общее время мероприятия составило примерно 1 час времени. Всего на стену попало 11 разных тезисов; еще 7 тезисов не набрали минимального количества подписей.

Критика.
1) Недостаточная конкретность темы привела к тому, что разброс тезисов был очень широким как по сферам (до коммерческой политики компании), так и по глубине охвата (от бизнес-концепций до предложений по доработкам отдельных систем). Это создавало некоторый дисбаланс в сформулированных проблемах. Возможно, было необходимо сделать акцент на конкретной задаче: совместный поиск ответа на вопрос, а не просто сбор идей по теме. С другой стороны, высокое разнообразие тезисов по масштабу и предмету потом было успешно обработано фильтром коллективной оценки.

2) Наличие идей, подготовленных заранее, привело к колебательным возмущениям: все начали одновременно с заявления своих идей, что снизило количество обсуждающих до минимума. В связи с этим участники начали покидать свои таблички и перемещаться по залу, в результате чего желающие обсудить не находили автора тезиса у таблички и обсуждение срывалось. В результате самоорганизация привела к тому, что авторы тезисов брали свою табличку и самостоятельно искали желающих этот тезис пообсуждать. Возможным решением этой проблемы стало бы ограничение количества свободных столов до 1/3-1/2 от числа участников с последующим освобождением стола после сбора необходимого количества подписей.

3) Некоторое затруднение вызвала работа напрямую с тезисами, а не с темами, как это происходит в оригинальном протоколе. Формулировка тезиса обычно длиннее, чем тема, и менее спорная; это привело к сомнениям, может ли ставить свою подпись участник, который с тезисом не согласен, но хочет участвовать в его обсуждении.

4) Оправдалось то, что состав участников предполагал некоторую избыточность численности (на 4 человека). В связи с различными обстоятельствами трое человек отсутствовали, но оставшегося числа хватило, чтобы укомплектовать 12 ролей основных участников, и еще один имел роль свободного слушателя (по совместительству он взял на себя роль фотокорреспондента).

2. Аукцион тезисов.
В связи с задержкой начала работы ярмарка идей проводилась после обеденного перерыва. Все тезисы, набравшие от трех подписей, в напечатанном виде были размещены на стене, участники расселись полукругом. Фасилитатор снимал тезис, озвучивал его, после этого тезисы размещались по кругу: в левой части располагались тезисы, больше относящиеся к внутренней концепции устройства бизнеса; в правой — к коммерческой деятельности. Если тезисы были достаточно близки по смыслу, то они сливались в один (таким образом были слиты тезисы 6 и 7).
24

После того, как все тезисы были размещены на круге, все участники провели голосование. Каждому было выдано по 6 стикеров, на которых он написал свой номер (по нумерованному списку участиков). Любой участник подходил и размещал свои стикеры так, как ему удобнее. Чем больше стикеров он клеил на одну тему, тем выше была вероятность, что он примет участие в ее обсуждении. При этом любой мог поменять решение и переклеить свою оценку.
IMG_3592

После окончания голосования все данные были введены в таблицу. Выбраны 6 самых высоко оцененных тезисов, рассчитан долевой «вклад» каждого участника в оценку каждого тезиса. После этого фасилитатором были эвристически определены роли всех участников и им выданы индивидуальные бейджики с указанием, в обсуждении каких тезисов они участвуют.
25Результаты инфосета

Критика.
1) Расстановка тезисов на круге прошла успешно, но после определения шести наиболее важных тезисов их позиция на круге была «забыта» — тезисы были пронумерованы по порядку, и в результате потерялся антагонизм в каждой паре тезисов. Это оказало минимальный эффект, т.к. антагонизм тезисов оказался минимальным, но в иной ситуации это необходимо предусмотреть.

2) В процессе оценки были отфильтрованы самые узкие по охвату вопросы (вроде отдельных доработок в информационной системе), некоторые исключительно коммерческие вопросы (вроде обсуждения видов оказываемых услуг), что в целом говорит об эффективности этой схемы.

3) На занесение данных в таблицу и распределение ролей понадобилось порядка 20 минут. Это время в исходном графике было запланировано на обеденный перерыв, но в связи со смещением графика фактически работа участников остановилась до окончания работы фасилитаторов, что несколько снизило динамичность процесса.

4) При эвристическом распределении ролей были учтены два ограничения: каждый участник может принимать участие в обсуждении двух тезисов; каждый тезис должен обсуждаться четырьмя участниками. Роли критиков распределялись автоматически: по структуре модели два тезиса выступали детерминантами, а роль критика производной от них. Тем не менее, возникло две коллизии: во-первых, не было учтено ограничение, что один участник не может обсуждать парные тезисы (1a-1b); во-вторых, два участника имели идентичные по структуре предпочтения, в результате было нарушено ограничение на уникальность ролей. Этот момент успешно был разрешен: после распределения всех ролей осталось три бейджика с конфликтам, и они были распределены участникам по принципу максимального веса хотя бы одного из тезисов. Для полного протокола, очевидно, ручной эвристический метод нельзя признать пригодным.

3. Разработка тезисов (2 круга).
В связи с ограничением по времени было решено сократить количество итераций обсуждения до двух. С учетом сжатия протокола по составу это представлялось достаточно оправданным. На обсуждение каждого тезиса выделялось 30 минут, между обсуждениями был 10-минутный перерыв. В целом регламент по времени удалось выдержать.

Задачей первого круга обсуждения было сформулировать развернутую постановку проблемы. Задачей второго круга обсуждения было разработать направление ее решения.
48а50

Хотя в помещении было достаточно места для двух обсуждений (для этого были выделены два круглых стола в разных концах зала), участники предпочли обсуждать один тезис внутри помещения, а другой – снаружи, на открытой веранде. За всеми обсуждениями с индексом «a» был закреплен один фасилитатор, а за обсуждениями с индексом «b» — другой. Один из фасилитаторов вел конспект обсуждения на компьютере сразу в печатном виде; второй — на бумаге (с последующим занесением в компьютер итогов под диктовку).
IMG_3599

В обсуждении требовалось достичь согласия четырех участников. Критики имели право высказываться по предложению участников. Фасилитаторы помогали модерировать дискуссию — ограничивать отдельные выступления по времени, передавать слово по кругу, чтобы никто не выпадал из дискуссии.

Результаты обсуждения первого круга составили примерно 1 абзац текста, второго — примерно половину страницы. Все результаты после окончания круга распечатывались и подвешивались на стену, соединяясь с исходными тезисами с помощью ленточек, а также размещались на 3D-модели октаэдра.

Критика.
1) Получасового периода времени оказалось вполне достаточно для обсуждения в группах по шесть человек. Я предполагаю, что для групп в десять человек этого времени не хватит.

2) С учетом того, что общее число обсуждающих один тезис составило шесть человек, разделения ролей на критиков и участников как такового не произошло. Все участвовали в обсуждении с одинаковой активностью. Возможно, для сокращенно протокола такое деление по ролям в целом избыточно, можно сделать всех обсуждающих равноправными участниками обсуждения.

3) Группы концентрировались больше на поиске решения, чем на качестве формулировки. Это приводило к тому, что не весь процесс обсуждения и ход мысли отражался в итоговом документе. Я предполагаю, что это было, скорее, связано с неудачной постановкой задачи (предложить решение), что заставляло искать слишком конкретные ответы, вместо обоснования выбранного направления. Возможно, при трех итерациях обсуждения эта проблема была бы менее острой.

4) Многими участниками группы отмечено эффективное распространение информации — многие группы принимали пересекающиеся, сходные решения независимо друг от друга. Для этого есть две предпосылки: единая проблемная ситуация и информационная реверберация благодаря перемешиванию групп.

5) Для участников не было очевидно, что можно (и нужно) уточнение исходного тезиса отражать путем уточнения его формулировки. В результате некоторые тезисы не совсем соответствовали следующему за ними постановлению. Имеет смысл сделать на этом акцент в разъяснениях при подготовке участников.

6) В оригинальном протоколе, пока идет два обсуждения, треть участников свободны — они отдыхают и ведут неформальное общение. В сокращенной модели каждый участник принимает участие в обсуждениях непрерывно. Это не оставляет времени для отдыха, восстановления сил, и приводит к досрочной усталости.

7) Ввиду сжатого графика не удалось внедрить промежуточные итоги с оценкой результатов между первым и вторым кругом. В результате информацию о принятых в других группах решениях получали через напечатанные постановления только те участники, которые специально интересовались; возможности оценить отношения к результатам работы или собрать комментарии не было.

8) Высокая интенсивность работы и часовая задержка графика привели к тому, что подведение итогов пришлось перенести на следующий день в связи с общей усталостью. По моему впечатлению это не имело отрицательного эффекта.

4. Подведение итогов.
После двух кругов обсуждения все тезисы и постановления были сведены в комплект участника. Также в комплект вошел перечень изначальных тезисов, нумерованный список участников и анкета для оценки отношения к инфосету. Каждый участник получил распечатанный комплект.

Подведение итогов включало последовательное выступление представителя каждой группы, который озвучил выводы группы и ответил на основные вопросы. После все выступлений участники получили возможность дать свою оценку полученным результатам: все тезисы были размещены на стене; каждый участник мог приклеить к тезису либо зеленый стикер (согласен), либо красный (не согласен). Оценка производилась обезличено. Результаты представлены на картинке.
72Оценка результатов

Критика: в целом подведение итогов прошло без особых отклонений.

Общие выводы.
По моим оценкам инфосет выполнил все задачи и достиг своей цели. Можно рекомендовать этот инструмент для проведения совместного творческого анализа проблем для групп в 12 человек при содействии двух фасилитаторов. Для его эффективного использования необходимо учесть замечания, вынесенные в критику каждого раздела.

Разработанные на инфосете тезисы получат дальнейшую проработку в рамках процедур стандартного корпоративного планирования. Я планирую провести наблюдение, получат ли они дальнейшее обсуждение и лягут ли в основу организационных и культурных изменений в компании.

Результаты анкетирования.
Средние оценки:
Средние оценки

Распределение оценок по каждому вопросу:
Распределение оценок
Subscribe
  • Post a new comment

    Error

    default userpic

    Your IP address will be recorded 

    When you submit the form an invisible reCAPTCHA check will be performed.
    You must follow the Privacy Policy and Google Terms of use.
  • 22 comments